1. 目的

会议是高效沟通的方式之一，是日常工作中必要的活动，会议的必要性决定了会议的重要性。但因为会议的复杂性影响了会议的效率，因此会议的时长和频次，会影响大家对会议的积极性。

为保证会议高效运行，通过会前、会中、会后管理，节约参会人与会时间，提高会议执行效率，制定本规范。

2. 原则

• 一致性原则。

公司的经营管理会议讨论的原则或议题须同公司现行制度保持一致性，遵循制度所规定的准则或者同制度构成一个完整的体系。其他制度包括：公司章程、公司的考评制度、公司的报酬制度、公司的业务运作流程、公司的工作报告制度等以及其他制度和规章。 

• 流程化原则。

对于特定的会议类型，制定相应的运作流程，按照一定的模式进行，做好必要的准备工作，以便上级领导对所有召开的经营管理会议进行有效的指导和控制。

• 有效性原则。

每一次所召开的公司经营管理会议都应该达到的预定效果，绝对不能“会而不议，议而不果”。在召集会议前，应通知与会者有关会议的议题、是否要求其发言等。每次会议只通知与会议有关的人员出席。

• 节约性原则，

会议的召开应该遵循节约性原则，时间要安排的恰当有效。会议的主持人根据会议的内容以及重要程度将有关事项在会议召开之前界定好。主持人和发言人的时间也应有所限定。

• 求同存异原则，

会议上应该允许不同意见的出现，要让持有不同意见的人畅所欲言。关于一般的问题，可以采纳少数服从多数的原则，但对于事关重大或比较严肃的议题，则应采纳智者的意见。

• 民主集中原则。

会议讨论议题，应本着集思广益的原则，鼓励与会者充分参与讨论，与会议主持人将集体的意见集中在一起，形成会议共识。

• 会议备档原则。

对于会议过程中所出现的所有重要事情，特别是经营管理的一些原则问题的讨论，都应该记录下来，以备查阅，作为公司日后工作的参考资料。

• 谁开会谁主办原则。

由主办部门负责具体筹备工作，包括费用预算、会议议程安排，议题收集、资料准备，人员通知等。会议结束后，主办人员应于24h内写出会议纪要，并发给相关人员，会议所有资料做好统一存档。

• 重要会议优先原则。

当参会人员会议冲突时，上级部门的会议优先于下级，专题会议优先于例会，跨部门会议优先于本部门会议，必要时可调整会议时间。

3. 范围

本规范适用于内部部门例会、内部沟通会，主导的跨部门沟通会等。

a. 会前准备：

1) 会议发起人应至少提前1天发出会议邀请，明确会议主题、会议时间、会议地点。会议邀请建议通过企业微信会议预约或者邮件形式发出。

2) 参会人可针对会议议题联系相关人员初步征询意见，做好充分准备。

3) 参会人需在收到会议邀请后，明确回复是否参加，如果被邀请人在当天未回复，默认参加。如果需要请假，至少提前2小时通过企业微信的方式通知会议组织者，或者通过拒绝企业微信会议邀请的方式。

b. 会中把控

1) 会议纪律需明确。

Ø 组织者需提前10分钟到场，检查环境、投影是否满足会议要求，提前5分钟提醒参会人参加会议。参会者需提前3分钟到场，不得无故迟到、早退。

Ø 参会人手机关机或设置静音状态，不接打电话，不玩手机或上网，如必须接听电话，可到会议室外接听。

Ø 参会人应集中精力，认证听取发言，不允许交头接耳，讨论会议无关的事情。

Ø 如果在会议中讨论问题，严禁情绪化、自我为中心以及出现不礼貌的言行；发表意见应大胆、坦诚、不盲从、对事不对人；在观点不被采纳的情况下，不指责和抵触。

2) 与会人员最少化。 即在能解决会议问题的基本前提下，应尽量减少与会人员，节省他人的时间。

3) 会议时间浓缩化。 即会上应围绕会议主题开展会议，会议中与主题关联性不强的问题不应在本次会议中展开讨论；每个人发表意见应该具有概括性，时间尽量控制在3分钟以内；

4) 会议结论需明确。 为便于会后工作的落实情况，需在会上明确工作主责人、执行人和最后完成时间，如果涉及多个部门参与，应明确工作分工。

5) 主持人负责控场。 根据会议纪律，及时纠正不合规活动，执行的结论需追踪待办责任方和预计结束时间。日常会议尽量控制在1小时以内。

c. 会后跟进

1) 会后主持人或组会方应及时编写会议纪要，会议纪要应明确会议内容和会议结论，待办事项（包括负责人、预计完成时间）。

2) 会后做好待办事项的跟进工作，保证会议结论的有效落实。

3) 会议组织者做好缺席人员的记录。

d. 其他规定

1) 为保证会议规范的可执行、可追溯，每个会议必须输出会议纪要，会议记录人负责会后的记录工作。

2) 部门的业务会议承担了部门内部的业务执行方向，是很重要的业务活动，因此参与人从意识上重视此项活动，被邀请方非特殊原因必须参加。

3) 因工作性质原因，存在客观情况下确实参加不了的情况，允许被邀请方派出代表人参加。

4) 组织者发出会议邀请后，参会人员如有三分之一以上人员无法参加或者当次会议主题内容关联性强的人员无法参会时，会议应另行安排时间，常规性会议，时间地点尽量统一。

5) 会议必须有会议结论，原则上当会上产生分歧时，以在场职位最高的意见为准，如果在场职位等级相同，业务测大于技术测意见，对会议结论有不同意见的成员可向上继续反馈。

6) 当问题上升至总经理时，总经理拥有一票否决权。