人际交往能力

软技能对于 PM 的工作至关重要。更具体地说：人际交往能力。OSP International 总裁兼项目管理播客主持人Cornelius Fichtner解释说：“唯一没有冲突的项目是当你只是一个人的时候。你将一个团队聚集在一起并朝着同一个方向发展的能力，我认为这是你作为项目经理所需要的第一大基本技能。” 项目经理角色本质上是领导角色；您的主要职责之一是项目的最后一道防线。您正在确保团队执行项目的愿景。这样做意味着让每个人尽可能顺利地一起工作，这需要一定的社交技巧。尤其是当您有时必须充当团队和客户之间的中间人时。 为了成为一名出色的项目经理，您需要表现出同理心并有能力设身处地为他人着想。正如Element AI的敏捷教练、 GSoft 的前项目经理Laurent DuBerger 所解释的那样：“PM 必须能够理解客户的需求。他们还必须能够了解 他们的团队如何运作以及员工的感受。因此，同理心，或者更广泛地说是情商，是成为一名优秀项目经理的关键因素。

领导力

领导力与你的职位或权力无关。作为一个熟练的领导者意味着你能够激励你的团队成员朝着一个共同的目标前进。虽然这需要一定程度的控制，但它不是控制。受人尊敬的领导者随时准备为团队和企业的最大利益做出决策。

没有领导者的任务注定会失败。在启动任何新项目之前，重要的是在团队成员之间设定明确的角色和职责。领导者的角色自然应该落到项目经理身上。

当项目经理是指定的领导者时，它有助于避免合作者不确定谁负责的尴尬情况。这些类型的情况会浪费大量时间，但会使个别团队成员感到无方向。不好看。

作为领导者，您的工作是确保所有团队成员拥有正确完成工作所需的工具。

情商

情商（EI 或 EQ）与有效的沟通技巧齐头并进。这是您以适当的方式监控、评估和处理您的情绪和周围人的情绪的能力。如果您关注团队成员的情绪和感受，您将收集大量数据，这些数据可以帮助您更有效地进行沟通。

发展良好的情商可以帮助您建立团队之间的关系、更有效地进行谈判、提高会议效率、避免或解决团队成员之间的纠纷等等。

例如，如果您以团队头脑风暴开始新的活动，您应该让 EI 不邀请关键董事。这不仅会无效地利用他们的时间，而且您的团队成员可能不太可能与房间内组织中更高级（和更直率）的成员交流他们的冒险想法。花时间考虑某些行为会给不同的人带来什么感受——以及这会如何影响沟通。

沟通

如果 PM 不能通过适当的沟通有效地利用社交技能，那么社交技能就没有多大用处。无论是书面文字、召开有效会议，还是仅仅知道哪种沟通渠道在哪种情况下是合适的。Desjardins的团队负责人和发布培训工程师Olivier Hebert指出了沟通技巧的重要性：“作为项目经理，您必须召集人们支持您的项目愿景，并能够传达您计划如何实现它，以便每个人都能感受到已订立盟约的。当建立信任时，就会发生伟大的事情。”让团队保持一致取决于让每个人都在同一页面上，如果没有准确、有效的沟通，你就无法做到这一点。

不过，交流超越了写作和口语。作为一个熟练的沟通者，很大一部分是知道如何以及何时让别人发言。Elizabeth Harrin拥有超过 20 年的项目管理经验，并且是GirlsGuidetoPM.com背后的获奖博主，这是一项至关重要的技能：“能够沟通与成为团队领导者密不可分。如果你能创造一个信息自由共享的环境，你的团队将会更加成功，并且他们之间和与他人之间的沟通渠道都是开放的。” 这就是项目经理的沟通技巧可能不同于设计师或作家的地方。项目经理不仅要确保他们的沟通准确有效，还需要密切关注并改善整个团队的沟通渠道。

糟糕的沟通技巧不仅令人讨厌，而且对业务不利。任何优秀的项目经理都需要知道如何在团队之间进行有效沟通。这意味着以有效的方式共享信息并成为一个积极的倾听者。您将与无数个人和团队一起工作，因此识别每个人的优势、劣势和沟通方式也很重要。以下提示可以帮助您为沟通技巧打下坚实的基础

• 以 15 分钟的对话开始每个项目。虽然电子邮件和即时消息无疑很有用，但与团队成员面对面或通过电话坐下来也很重要。15 分钟的快速对话有助于为项目提供背景信息，并消除任何困惑。这样做还开辟了不同团队成员和利益相关者之间的沟通渠道，这可以为您的生产力创造奇迹。

• 注意没有说的话。注意团队成员的肢体语言、遗漏和行为。有很多信息和沟通包含在细微差别和微妙的手势中，可以帮助为工作决策提供信息。

• 听。这看起来很简单，但项目经理需要知道如何倾听团队成员的意见。如果有人告诉你某项任务的时间线太短，那通常是这样。请记住，您不是执行任务的人，因此请尊重并全神贯注地倾听问题。

• 清楚地分享信息。在共享信息方面，上下文是关键。考虑您与团队成员共享的文档或信息是否会帮助他们理解项目，或者只会进一步混淆他们。没有人希望必须筛选大量信息才能找到他们真正需要完成任务的金块。如果你读过一篇学术论文，你就会知道引言和结尾的总结有多棒。为您的团队成员提供信息摘要，这样他们就可以花更少的时间理清关键数据，而花更多的时间实际完成他们的工作。

四大沟通技巧

聆听

第一个——也可以说是最重要的——沟通技巧与_你_所说的无关。它确保您听到对方在说什么并正确理解它。这就是_积极_倾听的用武之地。这意味着在误解发生之前提出问题以消除误解。这意味着表明你在听。如果与您交流的人没有感觉到您在关注，那么您正在打一场失败的战斗。

同情

通过同理心，你可以理解别人的观点_并_设身处地为他们着想。它迫使您超越某人的话语进行思考，并考虑他们为什么要说他们在说什么。有同理心绝对可以改变你的互动。假设开发人员告诉您产品发布被推迟，您必须相应地调整您的营销项目。如果没有同理心，您可能只关注这些信息如何影响您和您的项目。有了同理心，您开始思考这将如何影响开发团队。您可能会发现一个微妙的帮助请求，否则您会错过，并找到合作推出产品的方法。

明晰

专注于对方的信息是一回事，但你也需要自己的信息大声而清晰地传达出来。做到这一点的最佳方法之一是确保您的沟通清晰。这包括像慢慢说话和仔细表达你的话。但这也意味着在整个谈话过程中检查以确保人们正在倾听并理解你在说什么。注意你的话是如何传达的，并_询问_人们他们认为你说了什么。这使您能够将潜在的误解扼杀在萌芽状态。

构建过程

等等，进程与通信有什么关系？好吧，如果你想在项目层面提高沟通技巧，你必须超越倾听和保持开放的心态。您需要积极构建最佳实践并记录流程，以帮助_每个人_更有效地进行沟通。这可以明确区分会议和电子邮件中需要传达的内容。你可以给你的团队一个专门的沟通渠道——比如定期报告——来沟通项目更新。每当您希望大规模改善沟通时，您都需要流程来支持您的计划。

如何建立一个促进沟通技巧的框架

一个完整的通信框架包括：

• 一个目的。确保您已经概述了框架的原因，以及它所涵盖的每种通信方法的原因。

• 项目需求的清晰概述。考虑大多数项目所需的要求并在此处列出。

• 要使用的通信方法列表以及与每种方法相关的目标。其中包括会议、电子邮件、每日站立会议、即时消息以及任何相关的软件或工具。稍后会详细介绍这些。

• 时间表、日期和频率。也许您的团队更喜欢每日站会而不是每周通过电子邮件更新，或者您可能只是想确保利益相关者在设计师需要额外一天来考虑项目变更时不会失去冷静。无论哪种方式，重要的是为沟通的时间设定期望和先例。

• 角色和职责。发送项目提醒是谁的工作？谁做会议记录？虽然大多数沟通将由您（项目经理）处理，但对于其他团队成员和利益相关者如何沟通，需要有一个清晰的流程。

如何提高听力技巧

• 不要打断。这似乎是常识，但是当您对谈话感到兴奋时很容易打断某人 - 或者不想听到他们在说什么。在别人说完后停顿一到两秒，向他们表明你尊重他们所说的话。这也不仅仅适用于口语交流。当使用像 Slack 这样的即时通讯工具时，最好在回答之前暂停一下，以确保对方已经完成了他们的想法。

• 留出专门的谈话时间。当他们匆忙或被其他任务分心时，没有人能正确地倾听。如果您还没有准备好全神贯注，请不要进行对话，无论是面对面的还是在线的。错误和沟通不畅就是这样发生的。即使只是一个三分钟的窗口，也要留出这段时间仔细聆听和回答。

• 注意非语言暗示。您的团队成员可能会说他们对利益相关者的最后一分钟请求没有问题，但他们的语气和明显的畏缩告诉您并非如此。寻找这些类型的非语言线索来为您提供整个故事 - 并向您的团队成员展示您关心的不仅仅是表面层面的沟通。

• 问正确的问题。如果您曾经是片面对话的受害者，您就会知道提出正确问题的重要性。如果利益相关者向您投诉，而您只是倾听而不问任何问题，则可能给人的印象是您不在乎或不参与他们所说的话。提出深思熟虑的问题，以确保您真正了解所传达的内容。

• 忽略你的个人议程。与某人交流时，很容易陷入自己的感受和优先事项。为了练习正念倾听，你需要把这些偏见抛在脑后。从客观的角度处理和考虑您收到的消息，而不考虑任何个人意见。

组织

项目经理最终是保持项目向前发展的人。虽然您肯定需要人员和沟通技巧来实现这一目标，但您还需要让人们保持井井有条。项目经理的办公桌可能杂乱无章，但他们的项目不应该如此。“您需要跟踪细节并最大限度地提高每个人的效率：分配任务、跟进、成本控制。其他人会‘检查’并很乐意让你管理它，”亚历山大诺瓦克说，一位管理营销项目五年的营销和商业战略顾问。当团队的其他成员忙于执行他们的任务时，这些管理上的小石头就会被推来推去并开始堆积起来。这使得 PM 有责任在管理任务堆积如山之前处理它们，并在项目冲向终点线时保持项目井井有条。

适应性

无论项目经理的远见和组织能力多么出色，项目并不总是按计划进行。事实上，根据墨菲定律，任何可能出错的事情都会出错。当这种情况发生时，每个人都会转向哪里？项目经理。这就是为什么适应变化和保持灵活性的能力对于 PM 至关重要：“适应能力非常重要，因为每个项目都是不同的。它永远不会按照你一开始的计划进行。这就是敏捷的含义。它能够适应变化，”DuBerger 解释道。项目经理不是在最初的愿景建立后就退缩的人。他们必须引导团队渡过难关。

出现问题时对团队的责任是 Harrin 概述的：“当事情没有按照您的项目计划进行时，您需要能够根据需要进行调整和调整，并让您的团队与您同行。” 当项目遇到困难时，能够与人产生共鸣并准确沟通是至关重要的技能。拥有这些技能使项目经理能够获得准确的信息，而不会因沟通不足而颤抖，并确切地知道他们的团队的能力。但是，如果 PM 不能保持灵活并适应变化，那么这些其他技能只有在一切顺利时才会发挥作用——这永远不会长久。

批判性思维

项目经理不能是“是”的人。如果项目经理同意利益相关者的每一个请求，他们就会有一个非常不开心和过度劳累的团队。

一个好的项目经理会知道如何根据业务的整体需求和目标来确定项目的优先级。为此，您需要能够看到全局。个别任务至关重要，但前提是它们都支持更大的目标。业务将走向何方，每项任务将如何实现？这是您在确定任务和活动的优先级时必须考虑的问题。

当涉及到你工作的很大一部分时，批判性思维也是关键：风险管理。你不能戴着玫瑰色眼镜看世界。对可能出现的问题保持现实和积极主动是很重要的。在开始任何项目之前，问问自己：会出现什么问题？在允许你的大脑去那里时，你已经比那些甚至不考虑问题可能性的人领先了一步。

时间管理

想象一个无法正确管理时间的项目经理的混乱局面。如果不出意外，项目经理需要成为时间管理专家。您的核心职责包括分配员工的时间、安排项目和任务以及计划一切。您需要了解某些任务需要多长时间、项目的生命周期以及如何为所有团队成员创建有效的工作回溯。

有效时间管理的第一步是制定计划。规划让您可以构建一组可操作的任务和核心序列，以便您可以为项目的每个阶段准备时间表。甘特图是此过程的有用工具。它们可以帮助您监控项目的进度，并为您提供日程安排的基础。

适当的时间管理还取决于尽量减少所有团队成员的分心。任何曾经在办公室工作过的人都知道，除了可爱的猫咪视频外，会议是最浪费时间的事情之一。你的部分时间管理技能必须包括知道什么时候开会，包括谁，以及会议将如何进行。如果您想按时完成任务，坚持议程至关重要。

回顾

如果您已经了解有关项目管理的所有知识，那么您的工作将非常无聊。

所有项目经理都需要有能力回顾过去的项目并庆祝什么是正确的——同时认识到哪里出了问题。没有任何项目会顺利进行，但这些问题和障碍可以为您的前进提供有价值的信息。

深入了解过去项目的一种有用且有条理的方法是举办回顾展。在敏捷项目管理方法中很流行，回顾是与项目团队的会议，他们回顾最近完成的项目。回顾的目的是反思项目并为未来做出改进。为了向所有团队成员提供诚实和建设性的反馈，通常由中立的个人主持回顾会议。作为项目经理，您的团队可能会为您提供反馈，因此您希望确保每个人都感到有权分享他们的想法。

收集信息和反馈后，您需要将这些信息付诸实践。例如，如果团队的平面设计师发现时间线太短，或者认为利益相关者没有在简报中提供足够的信息，那么您的工作就是确保将来不会发生这种情况。进行客观回顾的能力将与您的团队建立信任，并为您提供不断提高技能的机会。我们都可以花一些时间来反思。