Why We Use Office

Posted on Jun 22, 2019

Why we use office

中小企业的交流和协作现在都在慢慢从mail转向IM，比如企业微信和钉钉，于是除了邮件外，WPS还必须和IM进行深度整合。
公司的文件流落在私人雲端空間上，其實會是文件管理的一大死角。
檔案版本隨時監控、復原，對付勒索軟體的好方案
企業購買的每年授權數量越多，折扣通常也越好，但這還是要看每個經銷商各時期的計畫與配套而定。\n\n這裡要提醒的是，線上訂閱的Office 365方案，是由微軟直接定價，並有一個好處，就是能有月繳的選項，較有試用的空間。其他購買管道，則是透過經銷商、LSP與CSP合作夥伴制定價格，且收取費用，以年繳計價。
連結不外流，兼顧資料不落地的安全性
中小企業求軟體版本一致性，解決檔案交換問題，並簡化升級管理
- 因版本不同而引起的問題更是嚴重，尤其是文件中的文字符號，產生莫名的相容性問題。
- Office 2007與Office 2003預設的檔案儲存格式不同，容易導致檔案交換過程中的不便，而在內部版本有別的情況之外，也可能遇到客戶版本比自己新的情況。
- 後續為了強化資料保護，公司也考量到需要檔案加密等機制
  - RMS能跟Outlook電子郵件有不錯的整合
更具集中管理性，擺脫傳統模式與架構的束縛
讓用戶能夠更方便取得應用與服務
產品，能整合成一個更豐富的套裝組合

接觸接觸過像是OpenOffice等產品，但對於公司同仁的使用習慣來說，其介面與功能還有些落差，因此後來還是以微軟Office為主。
應用Exchange Online的好處在於，IT人員不用花費心力來處理維運工作，且信箱空間夠大。
他們看重未來Office軟體都能保持最新版本，並維持一致性，解決像是Word檔案交換因版本不一時，產生像是方程式符號遺失，最後一行不見等需要個別處理的情形。前陣子因電信公司線路出問題時，使得他們Office 365的郵件與加密檔案無法使用，這是普遍雲端應用企業也可能面對到的問題。
兩年前也有考量如WPS等文書處理軟體，只是當時最大問題是沒有郵件相關功能，整合性不夠。
對於使用者來說，Office 365用戶取得的其實也是Office 2016，只是這個版本的應用程式，將能隨著Office更新不斷增加功能，且不需額外付費的持續技術支援等。\n\n而使用單機版的Office 2016，產品並不會有功能更新的機制，只有安全性更新（至產品10年生命週期結束）。

解决了与加盟商之间的信息沟通问题，避免了因信息传输问题造成的矛盾，对待各个地区的加盟商，所采取的政策是不同的，所以在资料共享时，会将共享指向指定的加盟商，这样其他地区的加盟商就不会看到资料，保证了文档的有效管理。而且在公司内部也非常受用，不需要再用QQ进行文档传输，也避免了木马病毒引起的文档丢失，文档管理软件的功能确实很强大，是现代企业管理必备的办公软件。
将文档存储到公司的服务器上，以文档创建者为中心，创建者有设置文档的查看、编辑、复制、截图、打印等权限，并且创建者的上级领导拥有管理创建者操作的权限，每名员工对某个文档的阅读、编辑、拷贝、打印等等操作都被记录成日志。这样企业内部的信息沟通更方便，企业与下属分支之间的信息交流也有了更强的规范性，不会出现信息被修改、丢失等安全问题。
海量文档存储，管理困难
查找缓慢，效率低下
文档版本管理混乱
文档安全缺乏保障
文档无法有效协作共享
知识管理举步维艰