会议通用描述
Why
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解决不同部门间问题
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同部门内为了一个目标而进行的商讨
Who
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会议主持人
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会议参与者
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会议记录员
What
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确定会议日程
- 确定会议中到底要讨论什么是保证会议效率的关键，没有会议日程就不要开会。
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会后速决，决后速行
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大会化小
- 短而主题独立的会议胜于长而多主题的会议
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指定会议记录员
- 既可以给错过了会议的人看，也可以随时提醒大家会议的结果。可以单独使用一个投影仪来现场显示记录内容
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指定会议记录员
- 既可以给错过了会议的人看，也可以随时提醒大家会议的结果。可以单独使用一个投影仪来现场显示记录内容
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办公室会议
- 上司可以订出一个时间段，在这个时间段内在办公室里顺序会见不同的项目负责人，每人最多十五分钟，既能掌握全局，又不浪费大家的时间
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守时
- 把守时作为一种压力，而不是无所谓，可以让会议不跑题，不把时间花在不该花的地方
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如非必要，就不要准备会议材料
- 会议材料的准备，即浪费，也会对参加会议的人造成一种依赖心理
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会议最好是局限在平行关系的成员，或是团队内部上
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尽量避免举行“例行性召开”会议
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在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间
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只开有实际效果的会议
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准时开始，<1小时
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重点在实际行动
How
准备阶段
- 确定必需项
- 议题
- 目标
- 议程
- 时间
- 地点
- 人员
- 主持人
- 会议记录员
- 与会人员
- 必需
- 可选
- 其他物品
- 白板
- 电脑
- 电话
- 投影仪
- 事先审查资料
- 根据必需项清单预订
- 场地
- 会场服务
- 接送
- 茶水
- 饮食
- 等等
- 其他物品
- 电脑
- 白板
- 等等
- 预先设想可能的冲突
- 通知与会人员
- 就议题和目标做简单沟通
- 确定是否能准时赴约
- 如果发现不能满足会议召开的必须条件，那么重新约并及时通知其他与会人员
- 会议资料提前发给与会人员
开始阶段
- 接待与会人员
- 外地人员
- 接站
- 住宿
- 当地人员
- 外地人员
- 会场环境调试准备
- 会议签到
会中阶段
- 根据议程展开会议
- 控制时间
- 把时钟投影到幕布上
结束阶段
- 记录决议
- 行动项目
- 决议
- 开放议题
- 确认决议
- 与会人员确认
- 发布决议
- 备忘录、文件、决议及其他形式
- 口头、书面、电子文档等
- 保密要求：绝密、机密、公开
会后阶段
- 跟踪决议的执行
- 总结会议的得失，改进会议的流程